6 conseils pour optimiser son entreprise pendant la pandémie

Si le daily business ralenti et vous laisse un peu de temps, utiliser ce moment pour analyser vos processus. Vos processus d’entreprises sont-ils documentés, sont-ils connus de tous les employés ? Pourrais-je les optimiser ? Peut-être devrais-je trouver un nouveau format pour les rendre plus intelligibles et plus coopératifs ? Par exemple en les modélisant de manière dynamique sur notre intranet. Jetez un coup d’œil à l’approche BPM pour déterminer les bonnes pratiques.

Introduction au BPM 

Lien Technique 

Dans l’approche Agile Scrum, on appelle Backlog la liste des tâches de l’entreprise, qu’elles soient imminentes ou pas encore planifiées. Dans votre backlog vous avez probablement toutes les bonnes idées et suggestions que vos collaborateurs vous ont apportés. Si ce n’est pas le cas, créez en un et prenez le temps de déterminer quelles tâches apporteraient le plus de valeur à votre entreprise (il ne s’agit pas encore de les réaliser !). Ajouter des informations, demandez à vos collaborateurs d’étayer pourquoi ils pensent que c’est important de le faire. Évaluez le temps pour réaliser chacune des actions. Et enfin prioriser les dans votre Backlog.

Pendant cette période où les collaborateurs doivent rester à distance de la production et où certains fournisseurs ne peuvent vous rendre visite, vous avez certainement pensé à améliorer vos accès distants.

Que cela concerne votre outil de production lui-même (remontée de données de production dans votre système d’information), son maintien en condition opérationnelle (maintenance à distance) ou simplement vos outils de téléphonie, de nombreuses solutions clés en main s’offrent à vous pour travailler plus facilement à distance.

Et si une plus grande partie de votre atelier était automatisée, pourriez-vous garder plus de personnes à distance ?

Dans la méthodologie Lean, il a été identifié 8 sources de gaspillage :

1 – Le transport et les déplacements
2 – Les mouvements et les gestes
3 – Le temps d’attente
4 – La surproduction
5 – La gestion des stocks
6 – Les opérations inutiles
7 – Les défauts et les erreurs
8 – Les compétences inexploitées

Faîtes le bilan chez vous. Cherchez la petite bête. Quelles saisies à double faites-vous dans plusieurs outils ? Quel temps perdez-vous à relancer par email alors que vous pourriez mettre en place des rappels de tâche partagés ? Combien de documents sont imprimés alors que vous pouvez les partager sur une GED. Ajouter vos idées à votre Backlog !

 

Est-ce que le personnel a reçu les documents des dernières formations (sont-ils à jour ?). Les employés ont ils tous signé le registre de formation qui atteste que les informations importantes en termes de sécurité sont connues de tous.

Qu’en est-il de mes machines, sont-elles sécurisées suffisamment pour garantir la protection des employés ? Suis-je dans l’obligation de faire auditer mon installation ?

Tous les métiers n’ont pas la possibilité de se faire en télétravail évidemment. Par contre certaines tâches auraient probablement été plus simples si votre infrastructure digitale était plus moderne (cloud, centralisation de l’info dans des outils de gestion client ou gestion des affaires, moins de papier, …).

Faîtes le point sur vos logiciels ainsi que sur les éventuelles connexions entre vos logiciels et les ateliers (ordre de fabrication digital, gestion des non-conformités de manière électronique, centralisation des tâches des collaborateurs dans un outil de gestion de projet, mise en place de formulaire web pour les demandes de congés, …)